Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm. Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Theo quy định tại Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, hàng năm, người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản sẽ giao nộp trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan và thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Như vậy, định kỳ hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan tổ chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Bên cạnh các cơ quan, tổ chức đã thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định thì vẫn còn một số cơ quan thực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quy định. Thực tế cho thấy, tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, tại UBND cấp xã, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc các sở, ngành chưa xem việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ thường xuyên và tại một số đơn vị chưa thực hiện nội dung này. Hồ sơ, tài liệu hình thành được đơn vị, cá nhân tự quản lý tại phòng làm việc, gây khó khăn cho việc bảo quản, quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ của cơ quan, trong đó có nhiều tài liệu có giá trị. Nguyên nhân chủ yếu là do lãnh đạo cơ quan, đơn vị chưa có sự chỉ đạo kiên quyết, chưa quan tâm bố trí kho lưu trữ và trang bị các thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu; do người làm công tác văn thư, lưu trữ không được đào tạo đúng chuyên môn, kiêm nhiệm nhiều việc nên không thể tham mưu được cho lãnh đạo hoặc không có thời gian để thực hiện hết các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ; do công chức, viên chức vẫn coi hồ sơ, tài liệu do mình tham mưu giải quyết là tài sản cá nhân, chưa ý thức được hồ sơ, tài liệu là tài sản chung của cơ quan, cần giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan để quản lý thống nhất theo đúng quy định…
Để thực hiện đúng quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng và công tác văn thư, lưu trữ nói chung, thiết nghĩ, trong thời gian đến các cơ quan, tổ chức cần thực hiện đồng bộ một số nội dung sau:
- Tiếp tục thông tin, tuyên truyền, phổ biến các quy định hiện hành của công tác văn thư, lưu trữ (thông qua các hình thức như: Tổ chức hội nghị, hội thảo, sinh hoạt chuyên đề, mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có văn bản hướng dẫn cụ thể, viết bài tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng…) để nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công chức, viên chức về ý nghĩa, giá trị, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, từ đó giúp thực hiện giao nộp, quản lý hồ sơ tại lưu trữ cơ quan theo đúng quy định;
- Tiếp tục củng cố, nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như: Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ ổn định và phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để người làm văn thư, lưu trữ phát huy hết năng lực của mình, phục vụ tốt nhất cho công việc; ưu tiên bố trí người văn thư, lưu trữ chuyên trách đúng chuyên môn nghiệp vụ; tăng cường tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho những người bố trí không đúng chuyên môn, kiêm nhiệm nhiều công việc;
- Tăng cường đầu tư, trang bị cơ sở vật chất cần thiết cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu (như: kho lưu trữ, tủ, giá kệ, hộp đựng tài liệu, cặp 3 dây, bìa hồ sơ) và các thiết bị đảm bảo an toàn, nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (như: hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi…);
- Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và cơ quan chủ quản cần tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn thực tế tại các đơn vị./.