Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Để công tác chỉnh lý tài liệu hành chính tại lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ hiện hành của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) trong phạm vi toàn quốc được thực hiện một cách khoa học và thống nhất, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành kèm theo Công văn này bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.