Bảo quản tài liệu điện tử đang đặt ra những thách thức mới và cấp thiết đối với các nhà lưu trữ. Để tài liệu được sử dụng như là bằng chứng pháp lý thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng - những thứ mà trong môi trường điện tử tồn tại độc lập với phương tiện mang tin - phải được bảo toàn. Do vậy, nếu chỉ bảo quản riêng phương tiện mang tin sẽ là không đủ. Trong môi trường tài liệu trên nền giấy truyền thống, người ta có thể tập trung nỗ lực vào việc bảo quản an toàn phương tiện mang tin vật lý (thường là giấy) vì nội dung, cấu trúc, và trong một phạm vi nhất định, bối cảnh của tài liệu gắn liền với phương tiện mang tin vật lý đó. Bằng cách đó, việc bảo quản tài liệu như là bằng chứng đã được bảo đảm. Ngược lại, trong môi trường điện tử, các nhà lưu trữ có thể tập trung các nguồn lực đáng kể cho việc bảo quản phương tiện mang tin vật lý (băng từ, diskette, phương tiện quang học v.v...) mà vẫn có thể thất bại trong việc bảo quản tài liệu theo đúng nghĩa của nó.
Có thể nói rằng, cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu lưu trữ ở dạng điện tử có thể được bảo quản một cách hữu hiệu và tiết kiệm hơn trong bối cảnh của chính môi trường máy tính của họ. Tất nhiên, điều đó cần phải được tiến hành trên cơ sở các tiêu chuẩn do các nhà lưu trữ đặt ra và dưới sự giám sát một cách hệ thống của các cơ quan lưu trữ nhằm bảo đảm rằng những tiêu chuẩn đặt ra phải được tuân thủ. Việc chấp nhận một vai trò không trực tiếp bảo quản hay bảo quản phân tán như vậy sẽ cho phép các cơ quan lưu trữ tránh được những vấn đề phức tạp và các chi phí cho việc đầu tư quá lớn vào những công nghệ liên quan tới việc duy trì và bảo quản tài liệu điện tử. Ngoài ra với cách làm này còn giúp đội ngũ nhân viên của các cơ quan lưu trữ có thời gian tập trung vào việc thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát và những trách nhiệm mới mà họ phải đảm nhiệm trong một môi trường mới, môi trường của “một lưu trữ ảo” phân tán.
Mặt khác, giải pháp loại này đòi hỏi phải có sự nhận thức đầy đủ về chức năng lưu trữ trong phạm vi các bên tham gia. Việc thực hiện thành công giải pháp đó phụ thuộc vào thiện chí của các cơ quan, tổ chức có dành sự ưu tiên cần thiết cho các yêu cầu về bảo quản tài liệu, đầu tư kinh phí cho việc di trú/chuyển đổi những tài liệu điện tử sang những dạng thức (formats) thích hợp với nền công nghệ mới, đồng thời điều chỉnh các hệ thống của cơ quan, tổ chức mình cho phù hợp với các chuẩn mực liên quan tới các nguyên tắc bảo quản cũng như vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu mà cơ quan lưu trữ đặt ra. Như vậy, nhiệm vụ đặt ra là, tài liệu cần được di trú / chuyển đổi sang các phương tiện mang tin mới trước khi phương tiện hiện tại bị huỷ hoại hay trở nên lạc hậu. Việc kiểm tra định kỳ các phương tiện bảo quản nhằm phát hiện bất kỳ dấu hiệu xuống cấp, hư hại nào cũng như việc xem xét đánh giá thường xuyên sự phát triển của công nghệ để nhận biết các dấu hiệu lạc hậu là rất cần thiết để quyết định khi nào thì tiến hành di trú/chuyển đổi tài liệu.
Một tài liệu điện tử được bảo quản an toàn khi nó tiếp tục tồn tại ở dạng cho phép người ta có thể truy nhập và một khi truy nhập được thì nó sẽ cung cấp bằng chứng xác thực và đáng tin cậy về hoạt động đã tạo ra tài liệu. Có nhiều trường hợp khi mà việc tiếp tục bảo quản tài liệu điện tử sẽ đòi hỏi phải có những giải pháp có thể làm suy giảm độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu hoặc có thể ảnh hưởng tới khả năng tiếp cận khai thác tài liệu. Lưu trữ cần xác định rõ khi nào thì những tình huống như vậy có thể xảy ra và khuyến nghị các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu về những phương án lựa chọn thích hợp cho tài liệu trong kho của mình và thực hiện những bước đi cần thiết để bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy tiếp nối của tài liệu trong lưu trữ.
Cho dù lưu trữ có trực tiếp bảo quản tại kho của mình hay không thì lưu trữ cũng phải chịu trách nhiệm nêu rõ ảnh hưởng của các phương án lựa chọn sẵn có đối với việc tiếp tục bảo quản và quyết định phương án nào là phù hợp. Lưu trữ cần phải thực hiện trách nhiệm này một cách tổng thể, thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn về việc bảo quản tài liệu điện tử và cụ thể, thông qua việc xác định các vấn đề bảo quản liên quan tới một hệ thống quản lý tài liệu cụ thể và xác định các bước đi thích hợp. Nếu lưu trữ chịu trách nhiệm về việc bảo quản tài liệu thì lưu trữ phải có những hành động bảo quản thích hợp. Nếu như một tổ chức khác thực hiện việc bảo quản tài liệu thì lưu trữ cần phải đưa ra khuyến nghị về những hành động phù hợp và trợ giúp trong việc thực thi chúng. Câu hỏi về nơi bảo quản tài liệu lưu trữ cần được xem xét trên cơ sở xác định xem cơ quan, tổ chức nào có khả năng bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng những tài liệu xác thực một cách tốt nhất qua thời gian. Các yếu tố cần tính đến khi xem xét, lựa chọn phương án tốt nhất bao gồm: cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu có nhiệm vụ giữ gìn và bảo đảm tiếp cận khai thác sử dụng những tài liệu xác thực trong một thời gian dài hay không và các nguồn lực cần thiết cho việc bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ có sẵn có hay không.
Bảo quản tài liệu điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể được tìm thấy và tiếp cận trong suốt thời hạn lưu giữ đã quy định. Những tài liệu điện tử phải được lưu giữ như thế nào theo thời gian để có thể tìm chúng và tiếp cận được chúng trong suốt thời hạn lưu giữ? Có nghĩa là phải khắc phục được những vấn đề về sự lạc hậu của kỹ thuật, sự phụ thuộc của chương trình phần mềm, sự hao mòn vật lý của các vật mang tin. Trong những vấn đề này, sự phụ thuộc của tài liệu điện tử vào các chương trình (phần mềm) cũng như sự lạc hậu của các định dạng công nghệ của tài liệu điện tử là đặc biệt phức tạp.
Yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử có thể được chia thành ba loại:
- Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin, tài liệu điện tử;
- Bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai;
- Bảo đảm điều kiện để tái tạo các tài liệu điện tử trong dạng con người có thể đọc được.
1. Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin
Khía cạnh bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử - vấn đề hầu như được giải quyết cho tất cả các dạng bảo quản. Việc này liên quan không chỉ để tạo ra các điều kiện bảo quản tối ưu cho các phương tiện lưu trữ thông tin điện tử, mà cả nơi bảo quản của tài liệu điện tử. Đểcho các tập tin máy tính không bị mất, người ta phải lưu trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao, được lưu trên những vật ghi tin điện tử riêng biệt (máy tính làm việc và phương tiện sao lưu). Và nếu mất đi một trong những bản sao, người ta có thể nhanh chóng tạo một bản sao tập tin mới.
Trên thực tế khi bạn đang làm việc, tập tin tạo ra được đặt trong ổ cứng máy tính của bạn, lưu trên máy chủ và sao lưu (bản sao) trên đĩa RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ bản), băng từ và đĩa quang từ tính (CD -RW, DVD-RW). Rất ít các cơ quan, tổ chức tách khối tài liệu điện tử này khỏi máy chủ của họ và lưu giữ riêng trên phương tiện truyền thông bên ngoài. Điều này là tự nhiên: tốc độ tăng trưởng của các tài nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho các ổ đĩa cứng, cho phép các cơ quan, tổ chức tăng năng lực máy chủ của họ một cách dễ dàng.
Cũng rất quan trọng là sự lựa chọn các loại vật mang tin và tuổi thọ của chúng. Lựa chọn này phụ thuộc vào:
- Các loại tài liệu điện tử được lưu trữ và tổng khối lượng của chúng,
- Tuổi thọ dự kiến của các tài liệu và việc đảm bảo tiếp cận với chúng,
- Phương thức sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lưu trữ,
- Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu.
Ví dụ, bảo quản khối lượng lưu trữ và tài nguyên thông tin có cấu trúc phức tạp (cơ sở dữ liệu tích hợp, địa lý và hệ thống đa phương tiện, dự án và các tài liệu thiết kế, market ban đầu của các ấn phẩm) trong các phương tiện truyền thông điện tử chuyên sâu tốt hơn để không vi phạm sự toàn vẹn của tài liệu.
Thời hạn lưu giữ các tài liệu điện tử trong vòng 5 năm là hy vọng hoàn toàn đáng tin cậy của bất kỳ phương tiện truyền thông hiện đại (bao gồm cả băng cassette từ tính). Nhưng điều cần phải quan tâm khi lựa chọn vật mang tin là danh tiếng của nhà sản xuất và sản phẩm xuất xứ từ nước nào, cần tập trung vào các giá trị chất lượng của vật mang tin, cũng như tuân thủ các yêu cầu tối thiểu đối với điều kiện bảo quản. Như với bất kỳ sản phẩm nào, có một quy tắc: “đồ tốt giá rẻ là không có”. Đối với cùng một lý do đó, bảo quản lâu dài tài liệu điện tử phải chọn đĩa quang học làm vật mang tin, với giá bán lẻ sẽ không ít hơn 22-25 ngàn đồng / 1 đĩa chẳng hạn.
Đĩa quang compact (CD) trong lưu trữ có độ bền khiêm tốn và khá tin cậy cho 10-15 năm. Không thể đòi hỏi lâu hơn thời gian đó. Sau khoảng thời gian này, bạn chắc chắn sẽ phải copy lại hoặc di chuyển tập tin đến một loại phương tiện truyền thông khác (nếu như không thể đọc thông tin từ đĩa CD), hoặc chuyển đổi tài liệu điện tử sang các định dạng khác và cũng sao chép để lưu trữ trên vật mang tin hiện đại có dung lượng nhiều hơn.
Đĩa quang là phương tiện ghi tin bền nhất. Một số nhà sản xuất xác định thời hạn sử dụng của sản phẩm của họ trong gần 20 năm. Có thể thấy trên thực tế, điều đó là hợp lý, nhưng nó cũng thể hiện sự mâu thuẫn. Một mặt, có bằng chứng về việc sử dụng thành công các bản ghi trên một đĩa CD trong 10 - 15 năm, mặt khác, thường xuyên có khiếu nại về lỗi đọc thông tin từ các đĩa, nhất là các tập tin ghi trên đĩa CD-R1. Các nhà phân tích vẫn cảm thấy khó khăn để đưa ra một lời giải thích đầy đủ các nguyên nhân, có thể: thất bại trong việc đọc các tập tin trên CD-R do một số yếu tố khác như sai quy trình công nghệ trong sản xuất đĩa, vi phạm điều kiện bảo quản, không tương thích công nghệ giữa ghi và đọc thông tin.
Đặc biệt chú ý đến sự lựa chọn dạng vật mang tin phải được đưa ra trong các trường hợp sử dụng các tài liệu điện tử như là bằng chứng bằng văn bản hoặc bằng chứng pháp lý. Nếu tài liệu khi tạo lập không sử dụng chữ ký số điện tử (EDS), nên sao chép chúng trên CD-R đĩa quang học ghi một lần.
Tạo nhiều bản sao của tập tin sẽ không phải là điều kiện để đảm bảo an toàn của tập tin. Để giảm thiểu chi phí duy trì trong những trường hợp này, cần phải tạo điều kiện tối ưu để bảo quản vật mang tin.
Điều kiện cụ thể và chế độ bảo quản được xác định bởi các loại phương tiện truyền thông điện tử. Ví dụ, để lưu trữ lâu dài vật mang tin từ tính đòi hỏi phải có thiết bị đặc biệt có thể bảo vệ chúng khỏi tác động của môi trường từ trường và điện từ trường hoặc đặt chúng cách xa nguồn của điện – từ trường, máy sưởi, thang máy, vv…. Cassette băng từ cần phải tua băng mỗi 1,5 năm/1 lần để loại bỏ tĩnh điện.
Yêu cầu chung cho việc bảo quản bất kỳ vật mang tin điện tử là đặt chúng ở vị trí thẳng đứng, tránh hư hỏng cơ học và biến dạng, làm sạch bẩn và bụi, tránh tiếp xúc với nhiệt độ cao và ánh nắng mặt trời trực tiếp.
Điều quan trọng là phải quan sát nhiệt độ và độ ẩm trong phòng kho bảo quản vật mang tin điện tử. Khuyến nghị chung như sau: thời hạn bảo quản cho vật mang tin điện tử giữ được chất lượng tốt hơn khi có nhiệt độ thấp hơn và độ ẩm tương đối phù hợp.
Ví dụ, việc lưu trữ băng polyester ở độ ẩm tương đối 50% và nhiệt độ + 11oC đảm bảo sự an toàn đặc tính của băng trong 50 năm (theo ISO 18.923). Theo ước tính sơ bộ, cùng kỳ hạn 50 năm đối với đĩa quang CD-R nếu được lưu giữ ở độ ẩm tương đối 50% và nhiệt độ + 10oC (Theo ISO 18.927); Disc Worm - 50% độ ẩm và nhiệt độ + 3oC (Theo ISO 18.925).
Ví dụ, theo “Những nguyên tắc làm việc trong các cơ quan lưu trữ Nga” điều kiện bảo quản lý tưởng tài liệu trên băng và đĩa với nhiệt độ là 15 – 200C, độ ẩm tương đối là 50 – 65%
Thực tế cho thấy, trong những kho lưu trữ không có khí hậu ổn định phải có những biện pháp tốt nhất để làm ẩm / làm khô không khí một cách thích hợp; tránh sự dao động (do mùa hoặc trong một ngày) về nhiệt độ (± 5oC), về độ ẩm không khí (±10%). Trong trường hợp có tình trạng dao động lâu (7-10 ngày), độ ẩm lên tới 80-90% cần phải áp dụng ngay các biện pháp ổn định kho tài liệu (thông gió, làm khô kho).
Trong giai đoạn sửa chữa kỹ thuật, tài liệu được bảo quản tạm thời (dưới 2 tháng) trong điều kiện nhiệt độ là 20oC ± 5 độ C, độ ẩm là 50% ± 20%. Nhiệt độ - độ ẩm được kiểm tra và điều chỉnh phù hợp bằng cách đo nhiệt độ, độ ẩm trong phòng và ở ngoài trong cùng một thời gian, ở những kho khí hậu không ổn định: 2 lần một tuần, ở những kho có hiện tượng bất ổn: 1 lần mỗi ngày. Kết quả đo và kiểm tra được ghi chép trong sổ. Trong sổ cũng ghi chép lại kết quả giám định và các biện pháp đã thực hiện khi chế độ nhiệt độ - độ ẩm bị trục trặc. Danh mục các thiết bị kiểm tra đo đạc đã sử dụng (nhiệt kế, máy hút ẩm,...), quy trình sử dụng và đo đạc nhiệt độ độ ẩm trong phòng ở ngoài không khí được quy định và hướng dẫn bằng văn bản[1].
Nhiệt độ thấp góp phần vào việc bảo tồn thông tin điện tử, tuy nhiên, nhiệt độ thấp là khá khó chịu cho công việc lâu dài của con người. Cũng cần được lưu ý rằng, nếu muốn khai thác, sử dụng tài liệu điện tử từ các băng đĩa trong phòng, kho bảo quản ra sử dụng trong môi trường văn phòng bình thường, tài liệu điện tử sẽ phải trải qua thời gian quen với khí hậu. Nếu không, rất có khả năng lỗi trong việc đọc thông tin và biến dạng cấu trúc của các vật mang tin. Nhưng để đĩa quang quen với khí hậu với nhiệt độ 23oC – 25oC, nó đòi hỏi ít nhất ba giờ (tốt nhất là 1 ngày đêm) trong phòng trung gian. Thời gian thích nghi của các băng phụ thuộc vào chiều rộng của băng, đĩa, Bề mặt của đĩa rộng thì độ thích nghi với nhiệt độ lớn hơn. Nên lưu ý rằng các băng, đĩa cần đạt trạng thái cân bằng nhiệt độ cũng như cân bằng độ ẩm.
Vì vậy, sự lựa chọn chế độ bảo quản vật mang tin điện tử phải tính đến một số yếu tố và mối liên hệ giữa cường độ sử dụng của vật mang tin, chi phí của việc duy trì chế độ lưu trữ với chi phí của việc sao chép thường xuyên của các tài liệu sang vật mang tin thế hệ kế tiếp. Như đã đề cập ở trên, việc tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử với khoảng thời gian chấp nhận được là 10 năm đối với các vật mang tin trên đó chúng được ghi lại. Chế độ lưu trữ tại phòng làm việc cho băng ở nhiệt độ 23oC (Theo ISO 18.923), ổ đĩa quang là 25oC (Theo ISO 18.927) với độ ẩm tương đối là 50%. Ví dụ, cơ quan lưu trữ nhà nước Nga thiết lập các điều kiện nhiệt độ và độ ẩm trong kho lưu trữ với nhiệt độ từ 17 đến 19ºC, độ ẩm tương đối 50 - 55%. Đáp ứng những điều kiện này, có thể tuổi thọ của đĩa CD-R lên đến 20 năm.
2. Yêu cầu bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai
Nếu những vấn đề bảo quản an toàn vật lý của các tập tin đang được giải quyết khá thành công, thì các khía cạnh khác của việc lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử phải chờ đợi kết quả nghiên cứu về phương pháp tạo lập và bước đột phá về công nghệ. Xuất hiện các vấn đề liên quan đến sự thay đổi nhanh chóng và lỗi thời của phần cứng và phần mềm máy tính trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như như vũ bão hiện nay. Xuất hiện vấn đề đối phó với lão hóa phần cứng và phần mềm như thế nào?
Theo thời gian, thiết bị lưu giữ thông tin được đọc từ đĩa lưu trữ ngoài cũng dần trở nên lỗi thời. Ví dụ, trong thời gian qua, đĩa mềm 5-inch đã biến mất sau khi không còn được trang bị máy tính và driver ổ đĩa để đọc chúng. Một số phận tương tự đang diễn ra với các đĩa mềm 3-inch vì nhiều mô hình hiện đại của máy tính cá nhân đã có sẵn mà không có ổ đĩa cho chúng. Tương tự, thiết bị để đọc thông tin từ ổ đĩa quang, cũng có thể thay đổi theo thời gian.
Dự kiến tuổi thọ của công nghệ từ 10 đến 15 năm, tiếp theo nhà sản xuất áp dụng công nghệ tiên tiến và đưa ra thị trường loại sản phẩm mới với nhiều tính năng hơn. Những phát triển công nghệ phải được xem xét khi tổ chức bảo quản lâu dài các tài liệu điện tử. Đó là mong muốn sau mỗi 10-15 năm có thể sao chép tài liệu sang các loại phương tiện truyền thông điện tử mới nhất. Vậy câu hỏi là liệu có giữ được chất lượng của băng từ hoặc đĩa lưu trữ quang sau 50 năm mà không mất đi độ sắc nét? Và Lưu trữ đảm bảo chất lượng vật ghi tin điện tử trong vòng 15 - 20 năm?
Như chúng ta đã biết, sự tạo lập tài liệu điện tử phụ thuộc chủ yếu vào các phần mềm:
- Hệ điều hành,
- Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS)
- Bộ vi xử lý và soạn thảo văn bản (Word, Pad),
- Đồ họa (ACDSee), và trình duyệt web (Internet Explorer, Opera, Firefox),
- Thiết kế chuyên ngành (AutoCAD, ArchInfo) và các ứng dụng địa chất (MapInfo),
- Chương trình được thiết kế đặc biệt để làm việc với cơ sở dữ liệu cụ thể.
Đối với phần lớn các văn bản hành chính, tài chính dưới dạng điện tử thì thời hạn sử dụng phụ thuộc vào vòng đời của phần mềm ước tính khoảng 5-7 năm. Ngoài ra, nhiều hệ thống văn phòng điện tử và lưu trữ điện tử hiện đại của cơ quan, tổ chức (ví dụ, các hệ thống quản lý tài liệu nổi tiếng như Dokumentum hoặc DocsOpen) cung cấp các định dạng chuyển đổi cần thiết. Trước mắt, để truy cập và đọc được phần lớn các văn bản, hình ảnh và tài liệu video (nhưng không phải là cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống kỹ thuật phức tạp và đa phương tiện) việc sử dụng các chuyển đổi như thế là do cơ quan, tổ chức tự thực hiện.
Một đặc thù của tài liệu điện tử là chúng chỉ có thể tiếp cận được để đọc đối với con người khi có chương trình phần mềm và kỹ thuật tương thích nhất định. Vì vậy khi chương trình phần mềm và kỹ thuật bị lạc hậu (mà việc này xảy ra rất nhanh chóng), tài liệu có thể trở nên không thích hợp cho sử dụng. Với mục đích bảo đảm tính nguyên vẹn và tính tiếp cận của tài liệu điện tử, cần phải định kỳ “hoà nhập” chúng với những chương trình phần mềm và kỹ thuật mới hơn. Khi đó phải bảo đảm sao cho chúng vẫn còn là xác thực, nghĩa là bảo đảm tính nguyên bản của nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của tài liệu, bảo đảm tính nguyên vẹn của những siêu dữ liệu kèm theo tài liệu và các biên bản kiểm soát các quá trình hệ thống. Ngoài ra, để bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin đã được ghi, việc lựa chọn đúng vật mang tin - phương tiện lưu giữ cũng như tạo ra trường kiểm soát được (những điều kiện tương thích) cho lưu giữ tài liệu điện tử có ý nghĩa đặc biệt.
Thông thường nên lưu giữ tài liệu điện tử vào các đĩa quang một lần ghi nhiều lần đọc (CD-R, DVD-R) để bảo đảm an toàn dữ liệu trước sự sử dụng không chuẩn xác nào đó. Song, có thể khẳng định, không có một loại phương tiện lưu giữ điện tử nào là phù hợp cho lưu giữ tài liệu lưu trữ lâu dài. Theo đánh giá chung, thời hạn sử dụng vật lý của các phương tiện lưu giữ điện tử là 30 năm. Về kỹ thuật, chúng trở nên lạc hậu trong thời hạn từ 5 đến 10 năm. Vì vậy cần phải thường xuyên di chuyển các file điện tử vào những phương tiện lưu giữ mới.
Đồng thời cần lập các bản sao dự phòng tài liệu. Các thủ tục sao chép dự phòng tránh cho các dữ liệu đang lưu giữ khỏi bị mất và hỏng. Hệ thống sao chép dự phòng đòi hỏi bảo đảm phầm mềm và kỹ thuật đặc biệt ở đây sẽ tốt hơn nếu sao chép dự phòng được thực hiện trên những vật mang tin cầm tay. Nhưng, các đĩa mềm chỉ có thể sử dụng để lưu tài liệu điện tử trong thời gian ngắn.
3. Bảo đảm điều kiện để tái tạo các tài liệu điện tử trong dạng con người có thể đọc được
Trong việc tổ chức bảo quản lâu dài tài liệu điện tử, sự thay đổi chương trình phần mềm có thể dẫn đến mất hoàn toàn tài liệu vì không còn khả năng để đọc chúng. Có một số giải pháp cho vấn đề này:
(1). Di trú - chuyển đổi kịp thời các cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử khác sang một phần mềm công nghệ hiện đại, thường ở định dạng được sử dụng bởi các tổ chức thực hiện quản lý hoạt động của các nguồn tài nguyên thông tin. Đây là một cách phức tạp và tốn kém. Nhưng một chuyển đổi đơn giản là chưa đủ. Có rất nhiều vấn đề phát sinh với các cơ sở dữ liệu. Thông thường việc di trú để đảm bảo truy cập đến các tài liệu lưu trữ điện tử đang rất cần thiết cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức và đang liên tục được sử dụng trong công việc. Trong lưu trữ nhà nước, việc di trú này được sử dụng hợp lý đối với các cơ quan, tổ chức thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử và có yêu cầu truy cập nhanh.
(2). Việc tổ chức lưu giữ lâu dài các cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử khác trước khi chuyển vào kho lưu trữ, người ta thường tiến hành chuyển đổi thành các dạng "mở" hoặc "lưu trữ" (bảo hiểm). Đối với văn bản là dạng *.txt, rtf, pdf; cho đồ họa là dạng *. tiff, jpg; cho cơ sở dữ liệu, bảng biểu là dạng *. txt, xls, db, dbf. Mục đích của việc chuẩn bị như vậy cho việc chuyển giao vào lưu trữ, trong trường hợp cần thiết, các định dạng tài liệu bảo hiểm dễ dàng để chuyển đổi hơn sang định dạng hệ thống thông tin hiện nay.
(3). Đôi khi sự di trú/chuyển đổi của các nguồn thông tin trên các nền tảng khác theo một số lý do nào đó, nó có vẻ không thực tế hoặc có thể sai lệch đáng kể so với các tài liệu điện tử gốc. Điều này chủ yếu đề cập đến cấu trúc phức tạp và các nguồn thông tin đa dạng như: các tài liệu của Computer-Aided Design (CAD) và hệ thống thông tin địa lý, các sản phẩm đa phương tiện, vv... Trong tình huống như vậy, người ta có thể sử dụng giả lập môi trường phần mềm[2], tuy nhiên, có thể gặp nhiều khó khăn để thực hiện, vì giả lập môi trường không thể được phát triển cho tất cả các phần mềm. Đó là lý do tại sao sự phát triển của các hệ thống thông tin ban đầu không nên chỉ tập trung vào các định dạng lưu trữ phổ biến, mà còn trên các hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, và các phần mềm khác. Trong trường hợp này, nó có thể được dễ dàng hơn để tìm các giả lập thích hợp, có thể được phát triển và tiếp thị bởi các nhà sản xuất phần mềm. Ví dụ, hệ điều hành MS Windows'95, 98, NT, 2000, XP giả lập hỗ trợ các hệ điều hành MS DOS. Do đây là một hệ điều hành được sử dụng rộng rãi, và hy vọng rằng Microsoft sẽ tiếp tục hỗ trợ giả lập hệ điều hành cũ của họ.
(4). Đóng gói - bao gồm cả các tập tin văn bản điện tử trong các định dạng nền tảng, chẳng hạn như XML. Ví dụ, hiện nay, các nhà lưu trữ Mỹ xem xét phương pháp này là tốt nhất để chia sẻ và lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, mặc dù với nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam, nó khó có thể được coi như là một loại thuốc chữa bách bệnh cho mọi vấn đề.
Cần lưu ý rằng, nghiên cứu liên quan đến việc sử dụng các mô phỏng và đóng gói khi bảo quản lâu dài các tài liệu điện tử mang một đặc điểm riêng biệt. Thậm chí nếu được cung cấp một số kỹ thuật thì vẫn đòi hỏi rất nhiều thời gian để thực hiện. Vì vậy, cách duy nhất để lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử vẫn là chiến lược di trú/chuyển đổi.
Hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam, phổ biến nhất vẫn là chiến lược di chuyển - sự dịch chuyển định kỳ những tài liệu điện tử/tư liệu số từ phần mềm và kỹ thuật này tới phần mềm và kỹ thuật khác hoặc từ thế hệ công nghệ máy tính này tới thế hệ tiếp theo. Như vậy, các tài liệu có thể được chuyển từ băng từ sang đĩa compact để bảo đảm tiếp cận chúng lâu dài. Đó là công việc phức tạp mà cũng có thể bị mất cấu trúc và tính chức năng của tài liệu (mất mát và hư hỏng thông tin). Song nó được coi là chính thống và cùng với việc chuyển hoá tài liệu vào định dạng chuẩn đang có nhiều triển vọng hơn cả, mặc dù đang cần có những kiểm chứng thực nghiệm. Ví dụ, để bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử, Hội đồng Lưu trữ thế giới đưa ra chiến lược di chuyển tài liệu điện tử sang nền công nghệ mới, nghĩa là sao chép tài liệu điện tử vào những phương tiện lưu giữ mới và trong nhiều trường hợp chuyển hoá sang định dạng phù hợp với các thế hệ máy tính mới.
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 quy định ba phương pháp bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu: sao chép - lập bản sao giống như tài liệu trên chính cùng một vật mang tin (giấy, vật mang mini, vật mang điện tử); chuyển hoá/đổi (convert) vào vật mang tin khác - chuyển tài liệu từ vật mang tin này sang vật mang tin khác (thay đồi hình thức của tài liệu) với lưu giữ có bảo đảm nội dung giống như ban đầu (ví dụ, chụp vi phim các tài liệu giấy, quét ảnh); di chuyển - chuyển định kỳ tài liệu điện tử từ phần mềm và kỹ thuật này tới phần mềm và kỹ thuật khác với mục đích bảo đảm khả năng sử dụng những tài liệu đó trong tương lai.
Như vậy, khi chuyển đổi, định dạng của tài liệu điện tử bị thay đổi. Ví dụ, có thể chuyển đổi một tài liệu đã được lập trong định dạng Word Perfect mà vẫn giữ nguyên vẹn nó ở định dạng RTF hay MS Word. Khi di chuyển, ta thực hiện việc chuyển tài liệu điện tử từ nền chương trình hay vật mang tin này sang nền hay vật mang tin khác không có sự thay đổi định dạng. Ví dụ, có thể di chuyển tài liệu từ đĩa mềm sang đĩa compact. Song khi di chuyển cũng có thể cần phải chuyển hoá tài liệu điện tử. Ví dụ, khi di chuyển tài liệu điện tử hệ điều hành Macintosh sang hệ điều hành Microsoft Windows cần phải chuyển hoá tài liệu điện tử sang định dạng mới (ví dụ như RTF hay Word 2010).
Cũng xin lưu ý, có thể có ba dạng mất mát cơ bản mà ta phải tính đến trong lưu giữ tài liệu điện tử:
(1). Mất dữ liệu. Khi bị mất dữ liệu thì ở mức độ nhất định nội dung của tài liệu cũng bị mất, tài liệu điện tử trở nên không đầy đủ và xác thực.
(2). Mất hình dạng bên ngoài, cấu trúc của tài liệu điện tử. Ví dụ, khi chuyển hoá tài liệu văn bản vào định dạng RFT, có thể mất đi một vài đặc điểm hình dạng bên ngoài của tài liệu.
(3). Mất những mối liên hệ giữa các dữ liệu (ví dụ, trong các bảng biểu điện tử, các cơ sở dữ liệu) hoặc mất khả năng tiếp cận tới những siêu dữ liệu gắn với tài liệu cũng như làm tài liệu trở nên không đầy đủ.
Việc chuẩn bị các tài liệu điện tử lưu giữ thường xuyên và có thời hạn (hơn 10 năm) để chuyển vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức bao gồm: kiểm tra tình trạng vật lý của các vật mang tin điện tử, ghi các tài liệu điện tử vào vật mang tin điện tử, kiểm tra chất lượng bản ghi, mô tả tài liệu điện tử, gán mã số lưu trữ tương ứng với bản kê tài liệu cho các đơn vị bảo quản, chuẩn bị tập hợp những tài liệu đi kèm. Lưu ý, tài liệu đi kèm phải đủ để bảo đảm tính nguyên vẹn và khả năng sử dụng của tài liệu điện tử như các chỉ dẫn: tên tài liệu, ngày lập, đặc điểm nội dung, định dạng điện tử, cấu trúc vật lý và logic, khối lượng tài liệu. Quy định tính định kỳ của quá trình chuyển tài liệu điện tử vào lưu trữ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức đảm nhiệm.
Thay lời kết luận
Việc phân tích bản chất của tài liệu điện tử cho phép chúng ta xác định một số điều kiện, mà thực hiện thành công sẽ đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử và khả năng sử dụng chúng trong nhiều thập kỷ. Xin được đưa ra công thức cho sự thành công trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử dưới đây:
(1). Các kho lưu trữ phải được tiếp nhận và được bảo quản "các đối tượng dữ liệu" (tập tin), bao gồm chủ yếu là thông tin có ý nghĩa và ngữ cảnh (dữ liệu). Đưa vào bảo quản các nguồn tài nguyên thông tin đầy đủ với các chương trình thực thi (áp dụng các hệ thống thông tin) thỏa mãn các vấn đề pháp lý và công nghệ sử dụng. Tiếp nhận chương trình máy tính cần thiết trong trường hợp thiếu đi chương trình này không thể tiếp nhận để bảo quản và tiếp cận tài liệu điện tử.
(2). Trong khoảng thời gian từ 5 đến 10 năm, bảo quản các tài liệu được đảm bảo bởi việc tạo ra các bản sao dự trữ và các tài liệu điện tử trong các vật mang tin riêng.
(3). Trong thời hạn trên 10 năm, cần thực hiện việc chuyển đổi các tài liệu điện tử sang định dạng phần mềm độc lập (định dạng bảo hiểm), để trong tương lai sau này, tài liệu điện tử có thể được công nhận là bản chính.
(4). Tài liệu điện tử trong định dạng bảo hiểm có thể rất khó sử dụng và làm chậm đáng kể thời gian người dùng truy cập vào dữ liệu lưu trữ. Tốc độ truy cập vào các tài liệu lưu trữ điện tử có thể được đảm bảo, nếu được tiếp nhận, lưu giữ hoặc được di trú / chuyển đổi một cách kịp thời sang định dạng hiện tại của các tổ chức hệ thống thông tin lưu trữ. Thủ tục di chuyển sang các định dạng sử dụng cũng cần được tập trung vào việc các tài liệu được công nhận là bản gốc. Đây là biện pháp cần thiết khi mà rất khó để xác định trước các định dạng (bảo hiểm, sử dụng, hoặc nơi tiếp nhận các tài liệu điện tử vào bảo quản) có thể tạo cơ sở cho việc tạo ra các bản sao bảo hiểm của các thế hệ tài liệu tiếp theo.
(5). Khi việc đảm bảo bảo quản tài liệu điện tử, cần dành nhiều sự chú ý cho an ninh thông tin để đảm bảo tính xác thực của tài liệu, bảo vệ khỏi các phần mềm độc hại (virus) và những truy cập trái phép.
Tài liệu tham khảo
1. Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études CIA 8) 2002
2. Larin M.V, Rưxkov O.I. – Tài liệu điện tử trong quản lý, VNIIDAD, M., 2005
3. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011
4. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005
5. Kôzlôv V. P. Những nguyên tắc công tác cơ bản của các viện lưu trữ nhà nước liên bang nga, Maxcơva – 2002
6. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)
7. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ
8. Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4 năm 2003 của Thống đốc NHNN ban hành quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
9. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Luật Giao dịch điện tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003
10. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489. Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ
11. Tiêu chuẩn Nga TC GOST 15791-90. Các hệ thống xử lý thông tin. Những thuật ngữ và định nghĩa;
