Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học.
2. Mục đích
Công tác chỉnh lý nhằm mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu;
- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
3. Yêu cầu
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh sửa (chỉnh lý sơ bộ).
Do chỉnh lý tài liệu là chỉnh lại, nâng cấp các hồ sơ, tài liệu, vì vậy, sau khi hoàn chỉnh quá trình chỉnh lý tài liệu phải đạt được những yêu cầu sau:
- Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cần đưa ra loại huỷ đối với lưu trữ lịch sử;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu.
II. NGUYÊN TẮC CHỈNH LÝ
1. Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông
Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt. Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu.
2. Nguyên tắc xuất sinh
Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là vịêc thực hiện tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu. Chỉnh lý tài liệu được thực hiện đối với tất cả các loại hình tài liệu song trong phạm vi giáo trình này chúng tôi chủ yếu tập trung đề cập đến việc chỉnh lý tài liệu hành chính.
Hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004. Theo công văn này, toàn bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo hai giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý. Để quá trình chỉnh lý được thực hiện nhanh chóng và chính xác, thống nhất về nghiệp vụ thì quá trình chỉnh lý cần được chuẩn bị chu đáo, cụ thể như sau:
III. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ
Quá trình chuẩn bị chỉnh lý được tiến hành từng bước, theo thứ tự sau:
1. Giao nhận tài liệu
2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
3. Khảo sát tài liệu
4. Bổ sung tài liệu
5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
IV. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ
Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị chỉnh lý. Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:
